預約通話會議
藉預約通話會議功能設定會議主題、開始日期和時間、結束日期和時間、加入會議參與者、會議說明,以及加入會議URL,使CINNOX員工預先安排會議。完成設定後,你可以根據需要,編輯會議內容、在會議舉行日期前即時開始會議,以及取消已預約的會議。
如果你是會議主持人,可以刪除成員、停用連結分享和啟用電話驗證,來確保只有合適的人參加電話會議。
預約會議
如要預約會議:
- 登入CINNOX應用程式帳號,導航到螢幕中的工作區分頁。
選擇1:輕觸螢幕右上角的+圖標。
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- 輕觸預約會議。
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選擇2:輕觸螢幕右上角的預約會議圖標。
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- 輕觸新增,以及預約會議按鈕。
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在最近使用的聊天室內預約會議
選擇3:在最近使用的聊天室內
- 訪客的諮詢聊天室
- 1對1同事聊天室
- 你團隊的公開或私人群組聊天室
輕觸文本輸入欄左方的更多(...)按鈕,選擇預約會議,預約會議版面從螢幕右方滑出。
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- 你需要在預定會議的螢幕上提供以下資料:
# | 頂目名稱 | 內容 |
---|---|---|
1 | 會議主題 | 加入你的會議主題,最多為50個字元,例如:市場部會議。預設主題為「(員工名稱)的CINNOX會議」。 |
2 | 開始日期 | 會議開始的日期。預設開始日期為當日。 |
3 | 開始時間 | 會議開始的時間。預設開始時間為當日當刻時間之後的整點。例如:當你在10時15分開始設定時間,預設的開始日期和時間便為當日11時。 |
4 | 結束日期 | 會議結束的日期。預設結束日期為當日。 |
5 | 結束時間 | 會議結束的時間。預設結束時間為開始時間之後1小時。例如:你的開始日期和時間為當日11時,預設的結束時間便為當日12時。 |
6 | 說明 | 加入會議議程,最多為500個字元。 |
7 | 參與者 | 搜尋後選擇同事為會議參與者。會議人數取決於你使用的服務方案。 |
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- 提供預約會議的資料後,點擊建立。預約會議建立,彈出提示框顯示新會議已建立。
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重要事項
- 預約會議的參與人數上限,視乎你的服務方案而定。如需要增加參與人數上限,請聯絡你的客戶經理。
- 預約會議資料的列出次序,跟據其建立日期和時間而定。
- 當修改預約會議資料後,例如:開始日期和時間,以及結束日期和時間,謹記需同時修改你日曆上的會議資料,然後再次發送新會議資料予參與者。相反地,當你修改日曆上的會議資料後,同樣需要修改CINNOX上預約會議的資料。
- 如其他應用程式一樣,會議預約完成後,當更新或取消會議時,日曆上的會議資料,不會同步更新或取消。
- 假如預約會議已經取消或結束,參與者仍然想加入的話,彈出提示框會顯示:「對不起。該預定會議並不存在。請聯絡主持人。」
當會議預約成功後,會議參與者會收到系統訊息,提及他們被邀請參與預約會議。
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接下來,CINNOX 會在你的裝置上尋找已安裝的日曆。找到預設的日曆後,打開日曆,根據預定會議的資料,建立新事件。
在日曆預約會議
Ensure you allow CINNOX to access your Device's Calendar.
- 確保你允許CINNOX存取你裝置上日曆。
- 如果已經有多個日曆安裝在安卓裝置上,選擇其中一個日曆如Google日曆或Outlook行事曆,以建立你的新事件。
- CINNOX會在你的日曆上建立新事件。如有需要,你可以修改當中的內容。
- 輕觸輕觸螢幕右上角的加入。
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會議資料成功加到你預設的日曆裡。
- 會議成功預約後,你的會議參與者會收到系統訊息,邀請他們加入會議。
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- 輕觸加入我為參與者後, 群組的成員加入成為預約會議的參與者。
- 輕觸下載到我的日曆後,可以下載ICS檔案,以加入預約會議資料到日曆內。
安卓和iOS裝置
- 假如你使用安卓或iOS裝置,而CINNOX應用程式無法檢測日曆,或未被授予所需存取權的話,你便需要選擇一個電子郵件應用程式,以便將新事件的詳細資料發送到其中。
- 假設CINNOX應用程式既偵測不到日曆,亦偵測不到電子郵件應用程式。你便轉到預定會議的螢幕。之後彈出提示框出現,通知你的裝置上,沒有可供使用的日曆,或電子郵件應用程式。
- 當會議在預設時間開始後,主持人和參與者可以在工作區的聊天室,輕觸加入參與會議。
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管理會議
編輯會議
主持人如要編輯預約會議內容:
- 登入CINNOX應用程式帳號,導航到螢幕中的工作區分頁。
- 輕觸預約會議圖標。
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- 點擊你需要編輯的預約會議。
- 輕觸螢幕右上角的更多(...)按鈕。
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- 輕觸編輯會議按鈕。
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- 你可以編輯預約會議的內容,包括:會議主題、開始日期、開始時間、結束日期、結束時間、說明以及參與者。
- 編輯後輕觸螢幕右上角的儲存。
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- 彈出提示框顯示:「會議詳情而更新」。
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- 編輯預約會議內容後,系統訊息顯示會議詳情而更新。
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提前開始會議
- 登入CINNOX應用程式帳號,導航到螢幕中的工作區分頁。
- 輕觸預約會議圖標。
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- 輕觸你需要提早開始的預約會議。
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- 輕觸螢幕右上角的更多(...)按鈕。
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- 輕觸開始會議按鈕。
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- 當參與者加入會議後,會議便提前開始。
取消預約會議
主持人可以取消預約會議。會議取消後,任何人都不能參與已經取消的會議。
- 登入CINNOX應用程式帳號,導航到螢幕中的工作區分頁。
- 輕觸螢幕右上角的預定會議圖標。
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- 輕觸你需要取消的預約會議。
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- 輕觸螢幕右上角的更多(...)按鈕。
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- 輕觸取消會議按鈕。
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- 輕觸確認按鈕,以確定取消會議。
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- 預約會議取消後,主持人和參與者右方的板面,不再顯示預約會議的資料。
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邀請員工加入預約會議
主持人和參與者可以邀請其他員工加入預約會議。
- 登入CINNOX應用程式帳號,導航到螢幕中的工作區分頁。
- 輕觸螢幕右上角的預約會議圖標。
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- 選擇你需要邀請員工加入的預約會議。
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- 輕觸複製圖標,以複製邀請。
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- 或,輕觸複製邀請按鈕。輕觸拷貝,或選擇貼上邀請的應用程式。
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- 在參與者的文本輸入欄,貼上已複製的邀請。然後,輕觸發送圖標。
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- 員工參與者的聊天室會顯示邀請內容。參與者可輕觸邀請內容內的連結,便可加入會議。
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如會議參與者在中國內地,輕觸以.cn作結的連結加入會議,以獲得更佳的使用體驗。
當會議開始,參與者可輸入自己的名字,並輕觸加入,以加入會議。
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拒絕邀請和撤回已拒絕的邀請
如要拒絕預約會議的邀請:
- 登入CINNOX應用程式帳號,導航到螢幕中的工作區分頁。
- 輕觸螢幕右上角的預約會議圖標。
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- 輕觸你拒絕邀請的預約會議。
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- 輕觸拒絕按鈕。
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- 彈出提示框顯示:「會議邀請被拒絕」。
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- 會議資料顯示,該參與者已拒絕成為參與者。
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- 拒絕邀請後,當會議開始時,會議資料會顯示該會議進行中。
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- 拒絕會議邀請的你,仍然可以在會議詳情內輕觸加入,參與會議。
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如要撤回已拒絕的邀請:
- 登入CINNOX應用程式帳號,導航到螢幕中的工作區分頁。
- 輕觸螢幕右上角的預約會議圖標。
- 輕觸撤回。
假如你已經拒絕邀請,你將不能在工作區收到會議通知。
通知
身為會議參與者,在以下情況會收到通知:
- 你被邀請為會議參與者。
- 會議日期和時間改變。
- 你從會議參與者名單中移除。
- 當預約會議開始,CINNOX會打開會議室,並通知群組成員參與會議。
- 員工可以點擊加入,從他們的控制面板參與會議。
進行中的通話會議
- 當只有一個甚至沒有參與者達10分鐘,會議會自動結束議。
- 請參考本指南的進行中的通話會議部份,瞭解更多進行中的通話會議,能夠提供的功能。
建立即時會議
請參考本指南的即時會議部份。
預約會議將提供的功能
- 日曆版面。
- 搜索和篩選功能。
- 設定重復舉行的預約會議。
- 會議等候室和參與者預先配置功能。
- 更多選項如位置和附件。
- 容許在預約示範並自動設定預約會議。
- 更多邀請參與預約會議功能如簡訊、第三方軟件,以及Open API。
Updated over 1 year ago