連接Gmail/Google Workspace電子郵件

選擇自己的郵件伺服器後，會將客戶的電子郵件，轉發到你的CINNOX服務中，並將之轉為諮詢。你的電子郵件域名，例如：[email protected]，將是回覆客戶時，使用的電子郵件地址。

• 輸入在CINNOX 電子郵件地址的顯示名稱，客戶才能立即識別你的電子郵件。此顯示名稱就像你的公司名稱一樣。
• 輸入您的客服電子郵件地址。
• 輸入CINNOX 電子郵件地址。建議的電子郵件地址為：[email protected]、[email protected]、[email protected]、[email protected]、[email protected] 等。

Google Workspace(自己的郵件伺服器)

Gmail / Google Workspace(自己的郵件伺服器)

• 在你的 CINNOX控制面板中，輸入你的Gmail地址。
• 登入你的Gmail帳號。
• 在頁面頂部，選擇設定>查看所有設定。
• 選擇轉寄和POP/IMAP功能。
• 點擊新增轉寄地址。

• 點擊新增轉寄地址。
• 將CINNOX電子郵件地址，複製並貼到新增轉寄地址。​
• 點擊下一步。

• 在彈出式視窗點擊繼續 。
• 系統已向新增轉寄地址，發送確認碼以驗證權限。

• 點擊確定。
• 在你的CINNOX控制面板中，點擊下一步以設定電子郵件頻道。

🚧

設定電子郵件信箱的過程或許很複雜，因為我們不會經常這樣做。不同的域名供應商，可能有不同的設定方法，但目的一樣。如有疑問，請聯絡你的 IT 管理員，或電子郵件供應商尋求協助。

• 登入到你的域名供應商帳號。
• 將已提供的TXT值和主機名稱(Host Name)加到域名供應商的SPF上。
• 將已提供的CNAME和主機名稱，加到域名供應商的DKIM上。

• 當TXT記錄加到域名供應商帳號後，點擊下一步。

🚧

DNS更改會在幾小時到72小時內發生。假如DNS更改生效，你會在CINNOX接收到電子郵件諮詢。

🚧

更新DNS設定只需一次。當增加第二個或更多電子郵件信箱到CINNOX時，無需再次更新DNS。

設定你的頻道

頻道名稱

• 為電子郵件頻道加上名稱。頻道名稱最多可包含40個字元。

客服分派設定

• 選擇路由規則，並根據頻道的運作情況，加入目的地。
• 請查看備用客服分派、時間客服分派、百分比客服分派和熟客客服分派路由部份，了解更多資料。

互動

啟用後，此功能綁定客戶、綁定CINNOX支援的電子郵件信箱，以及指定員工。如果客戶回覆此電子郵件信箱，郵件將直接發送綁定的員工。

• 撤換為啟用，發送回覆電子郵件予客戶的諮詢。
• 當綁定的員工不能回覆電子郵件時，啟用轉發電子郵件到目的地服務群組。
• 從下拉式清單中選擇日數。當綁定的客戶和員工，在設定的時間內沒有互動時，綁定就失效。

許可名單

• 如果已設定為互動或綁定的員工未能處理諮詢，或其帳號已被暫停，許可名單中的員工，可以使用CINNOX支援的電子郵件信箱，發送電子郵件予客戶。

自訂自動回覆電子郵件

你可以配置歡迎郵件和關閉諮詢郵件，從而自動回覆顧客電郵。你只需各自啟用它們，便可按需要配置。

歡迎郵件

• 當客服人員或系統自動關閉諮詢時，此電子郵件會自動發送予訪客。

關閉諮詢郵件

• 當客服人員或系統自動關閉諮詢時，此電子郵件會自動發送予訪客。

歡迎郵件和關閉諮詢郵件，已具備預設功能，可即時使用。你可以自由更改內容，方便配合業務需要。

主題

• 主題準確地傳達電子郵件的內容，以便收件人可以在不打開電子郵件的情況下，已知道電子郵件的重要性。

內容預覽

• 預覽文本出現在主題旁邊，就像子主題一樣。這顯示在收件箱中，你的客戶無需打開電子郵件即可查看。

電子郵件正文

• 電子郵件的正文等同於信封內的信件。輸入你想要傳達給客戶的詳細內容。

頻道客製資訊

藉頻道客製資訊，你可以加入頻道資料到通話螢幕和諮詢聊天室。在處理諮詢時，員工可以看到此資料。這些資料，可以是處理諮詢的標準程序，或操作細節。

• 點擊編輯按鈕。
• 將頻道客製資訊切換到啟用。
• 在空白位置，輸入加入頻道客製資訊的基本資料。
• 點擊儲存按鈕，自定的訊息會出現在頻道客製資訊上。

• 自定的訊息顯示在聊天室部分的員工側，用於聊天查詢。

自動 Bcc

使用自動 Bcc功能，你可以加入同事的電郵地址，這樣，每次回覆電郵時，他們均接收到其密件副本。

• 啟用自動 Bcc功能。

• 在收件者欄目，輸入員工的名字或其電郵地址。電子郵件地址的加入上限為10個。
• 點擊下一步完成配置。

📘

重要資料

• 每個頻道都可以自定頻道客製資訊。
• 頻道客製資訊僅適用於接聽服務(Inbound Service)。
• 頻道客製資訊可用於客服群組目錄的網頁連結。頻道客製資訊，不適用於其他客服的網頁連接，以及營運活動的網頁連接。
• 頻道客製資訊的最多字數限制為10,000個字元；如果字數超過限制，發送聊天機器人不會發送資訊。
• 在未處理諮詢的聊天室，頻道客製資訊仍會顯示在聊天機器人訊息旁。

處理電子郵件諮詢

• 如果想獲得更多有關如何使用電子郵件頻道的資料，請參閱處理聊天諮詢。
• 所有電子郵件諮詢和統計資料都可以在你的CINNOX控制面板、諮詢總覽和查看諮詢報告。
• 當員工關閉電子郵件諮詢時，訪客會收到一封電子郵件通知，說明諮詢已關閉。此後，訪客無法回覆電子郵件；相反，他們必須通過新電子郵件聯絡員工。

已知限制

📘

注意事項

• 出於安全理由，組織可能會封鎖外來或個人身份未驗證的電子郵件。管理員必須檢查以及自訂反垃圾郵件策略，才能使用 CINNOX 處理諮詢。
• 訪問者必須將[email protected]_網域，加到他們的郵箱安全列表中。否則，回覆諮詢的電子郵件，有機會被放入垃圾郵件文件夾。
• 對於自己的郵件伺服器 - DNS更改會在幾小時到72小時內發生。當更改生效時，新電子郵件會在CINNOX中作為電子郵件諮詢而處理。
• 使用CINNOX綁定郵件時，發送驗證郵件可能失敗。如果轉發時間超過5分鐘，便可能代表發生此錯誤。這種情況下，管理員或員工必須等待，並稍後重新綁定電子郵件信箱。
• 當工作人員收到新訪客的諮詢時，訪客的名字，會出現在諮詢資訊面板的欄目中。員工可以在另存為聯絡人前，編輯名字和姓氏。
• 當員工複製訪客的電子郵件諮詢，並貼到另一個員工或管理工作區時，它可能被顯示為HTML代碼。這是因為電子郵件正文語言在複製時，使用 HTML正文，來顯示原始 HTML代碼。

幫助和支持

• 請確保電子郵件的轉發設定正確，以綁定你要使用的電子郵件信箱，以及 CINNOX 電子郵件地址。
• 使用郵件伺服器時，請正確地複製和貼上DNS設定中的SPF和DKIM的DNS記錄。

如果你的CINNOX仍未收到任何電子郵件訊息，請電郵予[email protected]，聯絡我們CINNOX的支援團隊。