連接 Outlook/Microsoft 電子郵件

概述

將你的Microsoft365或Outlook Exchange電子郵件連接到CINNOX,這樣你便可以以全渠道方式,輕鬆管理客戶的電子郵件。利用我們的意圖數據、洞察力和分析,來增強體驗,並提供更好的支援服務。

 

連接你的 Microsoft 365 和 Outlook 到 CINNOX

連接電子郵件頻道

  • 導航到頻道>電子郵件
  • 在電子郵件頁上,點擊右上角的連接電子郵件按鈕。

 

連接電子郵件頻道連接電子郵件頻道

連接電子郵件頻道

  • 創建電子郵件頻道的頁面上,選擇您的郵件服務器,可以是預設(CINNOX 郵件),或自己的郵件伺服器

 

CINNOX 郵件或自己的郵件伺服器

CINNOX 郵件

選擇CINNOX 郵件作為伺服器,將你客戶的電子郵件,轉發到CINNOX,從而轉化為諮詢。你的CINNOX首選電子郵件地址,例如:[email protected],將會是你回覆客戶時使用的電子郵件地址。

 

選擇郵件伺服器選擇郵件伺服器

選擇郵件伺服器

 

  • 選擇Outlook,作為電子郵件提供商。

 

Select Email ProviderSelect Email Provider

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  • Outlook 帳戶可以是免費帳號 (Outlook.com) 或企業帳戶(Microsoft 365 或 On-Premise Exchange Server)

 

Microsoft Outlook.com 或 Outlook in Microsoft 365(CINNOX 郵件服務器)

  • 在你的 CINNOX控制面板中,輸入你的 Outlook 電子郵件地址。
  • 登錄你的 Outlook 帳戶 Outlook.comOffice 365
  • 在頁面頂部,選擇設定>檢視所有Outlook設定
  • 選擇郵件>規則
  • 點擊 新增規則

 

RulesRules

 

  • 命名您的規則 欄中輸入名稱。它可以是任何名稱。
  • 新增條件 的下拉式清單中,選擇 套用到所有郵件
  • 新增動作的下拉式清單中,選擇移至
  • 在下拉式清單中選擇收件匣
  • 點擊新增另一個動作

 

 

  • 點擊新增另一個動作後,在"以及..."欄的下拉式清單中,選擇重新導向至
  • 複製首選的CINNOX電子郵件地址,並貼到 重新導向至旁邊的空格中。

 

重新導向重新導向

 

  • 點擊儲存
  • 轉到設定>郵件>垃圾郵件,在安全寄件人與網域下,點擊新增
  • 將CINNOX 的"[email protected]"這個電子郵件地址,複製並貼到該空格中,然後點擊鍵盤上的Enter
  • 篩選部份,選擇合適的選項,然後點擊儲存

 

設定安全的寄件者與網域設定安全的寄件者與網域

 

  • 在CINNOX控制面板中,點擊下一步

 

如何啟用 Microsoft 365 郵箱的自動轉發功能

 

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  • 點擊Create an outbound policy按鈕。
  • 命名新的outbound spam filter policy,並加一些描述,然後點擊Automatic forwarding旁邊的箭頭,從下拉式清單,選擇On-Forwarding is enabled

 

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  • 點擊Applied to旁邊的箭頭,然後點擊Add a condition button。從下拉式清單中,選擇Sender is the condition,然後點擊Add a tag欄目,加入想自動轉發(Automatic Forwarding)的郵箱。完成後,點擊Create

 

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藉Webmail (OWA)(CINNOX 郵件伺服器)連接 Microsoft Exchange Server

  • 在你的 CINNOX控制面板中,輸入你的 Outlook 電子郵件地址。
  • 通過網絡郵件登入你的 Outlook 帳號。請聯絡你的管理員獲取登錄連結。
  • 在頁面頂部,點擊齒輪圖標Settings,然後點擊Options打開郵件選項頁面。
  • 選擇Inbox and sweep rules並點擊+圖標,以新增New inbox rule

 

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  • 輸入new inbox rule 的Name。它可以是任何名稱。
  • When the message arrives and matches all of these conditions的下拉式名單中,選擇Apply to all messages
  • Do all of the following下拉式名單中,選擇Move, copy, or delete,選擇 Move the messages to folder...,選擇Inbox並點擊 OK
  • 在下拉式名單中,點擊Add action,選擇轉發、重定向或發送,然後選擇將郵件重定向到...
  • 複製CINNOX 首選電子郵件地址,並貼到and redirect the messag to,然後點擊Save

 

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  • 點擊新收件箱規則上的 OK 以保存新規則。
  • Options功能表上,點擊block or allow
  • 將 CINNOX 的"[email protected]"這個電子郵件地址,複製並貼到Safe Senders and Recipients的該空格中,然後點擊+
  • 點擊Save

 

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  • 在你的 CINNOX控制面板中,點擊下一步

自己的郵件伺服器

選擇了自己的郵件伺服器後,你客戶的電子郵件,會轉發到CINNOX,並將其轉為諮詢。你仍可使用電子郵件網域回覆客戶,例如[email protected],保留公司品牌。

 

自己的郵件伺服器自己的郵件伺服器

 

Microsoft 365(自己的郵件伺服器)

  • 在你的 CINNOX控制面板中,輸入您的 Outlook 電子郵件地址。
  • 登入你的 Outlook 帳號 Office 365
  • 在頁面頂部,選擇設定>檢視所有Outlook設定
  • 選擇郵件>規則
  • 點擊新增規則

 

規則規則

 

  • 命名您的規則欄中輸入名稱。它可以是任何名稱。
  • 新增條件的下拉式清單中,選擇套用到所有郵件
  • 新增動作的下拉式清單中,選擇移至。
  • 在下拉式清單中選擇收件匣
  • 點擊新增另一個動作
  • 點擊新增另一個動作後,在 "以及..." 欄的下拉式清單中,選擇重新導向至
    複製首選的CINNOX電子郵件地址,並貼到重新導向至旁邊的空格中。

 

重新導向重新導向

 

  • 點擊儲存
  • 轉到設定>郵件>垃圾郵件,在安全寄件人與網域下,點擊新增
  • 將 CINNOX 的"[email protected]"這個電子郵件地址,複製並貼到該空格中,然後點擊鍵盤上的Enter

 

安全的寄件者與網域安全的寄件者與網域

 

  • 在CINNOX控制面板中,點擊下一步

 

藉 Webmail (OWA)(自己的郵件伺服器)將Outlook 連接到CINNOX

  • 在你的 CINNOX控制面板中,輸入你的 Outlook 電子郵件地址。
  • 通過網絡郵件登入你的 Outlook 帳號。請聯絡你的管理員獲取登錄連結。
  • 在頁面頂部,選擇設定>檢視所有Outlook設定
  • 選擇郵件>規則
  • 點擊新增規則

 

 

  • 命名您的規則欄中輸入名稱。它可以是任何名稱。
  • 新增條件的下拉式清單中,選擇套用到所有郵件
  • 在 新增動作的下拉式清單中,選擇移至
  • 在下拉式清單中選擇收件匣
  • 點擊新增另一個動作

 

 

  • 點擊新增另一個動作後,在"以及..."欄的下拉式清單中,選擇重新導向至。複製首選的CINNOX電子郵件地址,並貼到重新導向至旁邊的空格中。

 

 

  • 點擊儲存
  • 轉到設定>郵件>垃圾郵件,在安全寄件人與網域下,點擊新增
  • 將CINNOX 的"[email protected]"這個電子郵件地址,複製並貼到該空格中,然後點擊鍵盤上的Enter
  • 在篩選部份,選擇合適的選項,然後點擊儲存

 

  • 在你的 CINNOX控制面板中,點擊下一步

 

在電子郵件的DNS中設定記錄

🚧

設定電子郵件信箱的過程或許很複雜,因為我們不會經常這樣做。不同的域名供應商,可能有不同的設定方法,但目的一樣。如有疑問,請聯絡你的 IT 管理員,或電子郵件供應商尋求協助。

  • 登入到你的域名供應商帳號。
  • 將已提供的TXT值和主機名稱(Host Name)加到域名供應商的SPF上。
  • 將已提供的CNAME和主機名稱,加到域名供應商的DKIM上。

 

 

  • 當TXT記錄加到域名供應商帳號後,點擊下一步

 

🚧

DNS更改會在幾小時到72小時內發生。假如DNS更改生效,你會在CINNOX接收到電子郵件諮詢。

🚧

更新DNS設定只需一次。當增加第二個或更多電子郵件信箱到CINNOX時,無需再次更新DNS。

 

配置您的設定

頻道名稱

  • 為電子郵件頻道加上名稱。頻道名稱最多可包含40個字元。

 

客服分派設定

 

員工互動記錄

啟用後,此功能綁定客戶、綁定CINNOX支援的電子郵件信箱,以及指定員工。如果客戶回覆此電子郵件信箱,郵件將直接發送綁定的員工。

  • 撤換為啟用,發送回覆電子郵件予客戶的諮詢。
  • 當綁定的員工不能回覆電子郵件時,啟用轉發電子郵件到目的地服務群組。
  • 從下拉式清單中選擇日數。當綁定的客戶和員工,在設定的時間內沒有互動時,綁定就失效。

 

許可名單

  • 如果已設定為互動或綁定的員工未能處理諮詢,或其帳號已被暫停,許可名單中的員工,可以使用CINNOX支援的電子郵件信箱,發送電子郵件予客戶。

 

 

自訂自動回覆電子郵件

你可以配置歡迎郵件關閉諮詢郵件,從而自動回覆顧客電郵。你只需各自啟用它們,便可按需要配置。

歡迎郵件

  • 當客服人員或系統自動關閉諮詢時,此電子郵件會自動發送予訪客。

關閉諮詢郵件

  • 當客服人員或系統自動關閉諮詢時,此電子郵件會自動發送予訪客。

 

自訂自動回復電子郵件自訂自動回復電子郵件

 

歡迎郵件關閉諮詢郵件,已具備預設功能,可即時使用。你可以自由更改內容,方便配合業務需要。

主題

  • 主題準確地傳達電子郵件的內容,以便收件人可以在不打開電子郵件的情況下,已知道電子郵件的重要性。

內容預覽

  • 預覽文本出現在主題旁邊,就像子主題一樣。這顯示在收件箱中,你的客戶無需打開電子郵件即可查看。

電子郵件正文

  • 電子郵件的正文等同於信封內的信件。輸入你想要傳達給客戶的詳細內容。

 

Customise Auto-reply EmailCustomise Auto-reply Email

 

頻道客製資訊

藉頻道客製資訊,你可以加入頻道資料到通話螢幕和諮詢聊天室。在處理諮詢時,員工
可以看到此資料。這些資料,可以是處理諮詢的標準程序,或操作細節。

  • 將頻道客製資訊切換到啟用。
  • 在空白位置,輸入加入頻道客製資訊的基本資料。
  • 點擊下一步按鈕,自定的訊息會出現在頻道客製資訊上。

 

頻道客製資訊頻道客製資訊

 

  • 頻道客製資訊顯示在聊天室部分的員工側,用於聊天查詢。

 

 

自動 Bcc

使用自動 Bcc功能,你可以加入同事的電郵地址,這樣,每次回覆電郵時,他們均接收到其密件副本。

  • 啟用自動 Bcc功能。

 

 

  • 在收件者欄目,輸入員工的名字或其電郵地址。電子郵件地址的加入上限為10個。
  • 點擊下一步完成配置。

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重要資料

  • 每個頻道都可以自定頻道客製資訊。
  • 頻道客製資訊僅適用於接聽服務(Inbound Service)。
  • 頻道客製資訊可用於客服群組目錄的網頁連結。頻道客製資訊,不適用於其他客服的網頁連接,以及營運活動的網頁連接。
  • 頻道客製資訊的最多字數限制為10,000個字元;如果字數超過限制,發送聊天機器人不會發送資訊。
  • 在未處理諮詢的聊天室,頻道客製資訊仍會顯示在聊天機器人訊息旁。

 

處理電子郵件諮詢

  • 如果想獲得更多有關如何使用電子郵件頻道的資料,請參閱處理聊天諮詢
  • 所有電子郵件諮詢和統計資料都可以在你的CINNOX控制面板、諮詢總覽查看諮詢報告
  • 當員工關閉電子郵件諮詢時,訪客會收到一封電子郵件通知,說明諮詢已關閉。此後,訪客無法回覆電子郵件;相反,他們必須通過新電子郵件聯絡員工。

 

已知限制

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注意事項

  • 出於安全理由,組織可能會封鎖外來或個人身份未驗證的電子郵件。管理員必須檢查以及自訂反垃圾郵件策略,才能使用 CINNOX 處理諮詢。
  • 訪問者必須將@cinnox.com網域,加到他們的郵箱安全列表中。否則,回覆諮詢的電子郵件,有機會被放入垃圾郵件文件夾。
  • 對於自己的郵件伺服器,DNS更改會在幾小時到72小時內發生。當更改生效時,新電子郵件會在CINNOX中作為電子郵件諮詢而處理。
  • 使用CINNOX綁定郵件時,發送驗證郵件可能失敗。如果轉發時間超過5分鐘,便可能代表發生此錯誤。這種情況下,管理員或員工必須等待,並稍後重新綁定電子郵件信箱。
    當工作人員收到新訪客的諮詢時,訪客的名字,會出現在諮詢資訊面板的欄目中。員工可以在另存為聯絡人前,編輯名字和姓氏。
  • 當員工複製訪客的電子郵件諮詢,並貼到另一個員工或管理工作區時,它可能被顯示為HTML代碼。這是因為電子郵件正文語言在複製時,使用 HTML正文,來顯示原始 HTML代碼。

 

協助和支援

  • 請確保電子郵件的轉發設定正確,以綁定你要使用的電子郵件信箱,以及 CINNOX 電子郵件地址。
  • 使用郵件伺服器時,請正確地複製和貼上DNS設定中的SPF和DKIM的DNS記錄。

如果你的CINNOX仍未收到任何電子郵件訊息,請電郵予[email protected],聯絡我們CINNOX的支援團隊。