外部通訊錄用於儲存和搜尋你組織外的人士的資料，包括：姓名、電子郵件地址、電話號碼等。在此，你還可以跟蹤這些人士和你組織之間的所有活動。

👍
外部通訊錄與通訊錄
外部通訊錄與通訊錄在管理組織外的人士方面上，特性和功能相同。但是當大量上載、下載、編輯或刪除大量外部聯絡人資料時，我們建議你使用在控制面板聯絡人管理功能表的外部通訊錄。
此同時，如果新增、搜尋、編輯和移除單獨的外部聯絡人資料，最好使用工作區的通訊錄。更重要是，在這裡，你可以撥打電話或發送簡訊予他們。
你可以按類別(例如：外部聯絡人或內部聯絡人)，查看以及更新他們的資料。

📘
CINNOX 外部通訊錄，不會自動檢測和提醒你，聯絡人重複的資料。在使用電話號碼或電子郵件地址處理諮詢時，你可以手動合併聯絡人資料，或根據建議合併聯絡人資料。
如果想知道更多這方面的資料，查看本指南的合併聯絡人部份。

新增外部聯絡人資料

手動新增聯絡人資料

手動新增外部聯絡人資料

導航到聯絡人管理>外部通訊錄，然後點擊位於螢幕頂部的新增聯絡人。

新增聯絡人的表格會出現。

在以下欄位填上資料：
- 名字
- 姓氏
- 類型(與你業務有關的聯絡類別)
  - 商機(預設選項)
  - 展望
  - 客戶
  - 其他
- 手機
- 電子郵件地址
勾選儲存並建立以儲存輸入的資料。

如要查看和加入更多聯絡資料，點擊更多詳細資訊。

在以下欄位填上資料：
個人資料
- 級別 (是指與你業務目標的聯絡層級。例如：陳大文是 ABC公司的CEO，而李小娟是該公司的他的私人助理。那麼，陳大文是主要聯絡人，而李小娟是次要聯絡人。)
  - 主要(預設選項)
  - 次要的
  - 第三的
電話號碼
- 手機
- 公司
- 住宅
- 其他
電子郵件
- 公司
- 個人
- 其他
其他資料
- 公司
- 職位
- 團隊
- 組別
語言 (從下拉式清單中選擇)
- 英語
- 日本
- 簡體中文
- 繁體中文
郵寄地址
- 郵遞區號
- 街道名稱
- 城市
- 地區
- 國家
自訂欄位
社交訊息
- Messager
- WhatsApp
- WeChat
- LINE
- Twitter
- LinkedIn
- WOZTELL (WhatsApp Cloud)、WOZTELL (Facebook)或WOZTELL (Instagram)

勾選儲存並建立以儲存輸入的資料。
點擊建立。新建立的外部聯絡人，將新增到你的外部通訊錄名單中。

匯入聯絡人資料(批量新增聯絡人)

導航到聯絡人管理>外部聯絡人，然後點擊位於螢幕頂部的匯入。

在彈出式視窗中，點撃下載CSV範例模版或XLSX檔案。

打開下載後的模板，移除作為例子的第一行紀錄。
根據以下準則加入聯絡人：
- 必須填寫First name和Last name。
- 電話號碼應以+開頭，後跟國家代碼、區號和電話號碼(例如：+85212345678)
- Email Address應具備有效格式(例如 [email protected])。
- Birthdate的格式應為MM/DD/YYYY（例如 12/14/1980）。
- Language應為以下任何一種：en(英語)、ja(日語)、zh-hans (中文 (簡體))和zh-hant (中文 (繁體))。
- 簡體中文和繁體中文。
- Country應為https://www.iban.com/country-codes中列出的國家。
- Contact Type應為以下其中一項：商機、展望、客戶、展望和其他。Contact Type留空時，其預設類型為商機。
Level應為以下其中一項：主要的、次要的和第三的
儲存更新的CSV檔案。
上載儲存的CSV檔案。返回匯入彈出式視窗，將儲存的CSV 檔案拖曳到視窗中。
你亦可以點擊瀏覽，選擇上載模板的位置。上載的檔案會出現在頁面的名單上。

彈出式視窗出現一項消息，顯示成功匯入記錄的數目，以及失敗記錄的數目。

處理失敗的記錄

例子
7 項記錄中，4 項記錄已成功上載，並新增到聯絡人名單。 3 項記錄失敗，錯誤詳情如下。請下載錯誤記錄，修復它們，然後重新上載。

在彈出式視窗，點擊下載，以下載檔案 error-log.csv。

點擊取消，關閉彈出式視窗。
打開error-log.csv，在AA欄目查看當中的錯誤訊息。每項記錄有錯誤日誌，解釋如何錯誤。

在error-log.csv上，改正當中錯的資料。改正後，儲存所做的更改。
返回匯入彈出式視窗，用拖曳形式從新上載更新的error-log.csv檔案。
你亦可以點擊瀏覽，然後從文件夾中選擇上載的 CSV檔案。
彈出式視窗出現一項消息，顯示成功匯入記錄的數目，以及失敗記錄的數目。

如何處理CSV檔案的分隔文字

使用逗號(,)分隔文字是CSV檔案的功能。檔案上載後，當輸入檔案的文字含有逗號，文字就會分隔成到另一行。

CSV檔案的分隔文字

例如：當你輸入市場總監, 亞洲區以及經理, 人事部及行政部到Title欄，檔案顯示如下：

檔案上載後，文字會分隔如下圖般：

body.1 欄裡的市場總監, 亞洲區，以及經理, 人事部及行政部含有逗號。於是，文字分隔成兩行，市場總監，以及經理在Title 欄，而亞洲區，以及人事部及行政部則在Team欄。

防止文字分隔

使用文字編輯器

在含有逗號的文字加上開雙引號(“”)，例如："市場總監, 亞洲區"以及"經理, 人事部及行政部" ，並將其檔案儲存為CSV檔案上載。

使用試算表或樣式表編輯器(Style Sheet Editor)

以文字格式輸入文字。

以CSV URF-8 (逗號分隔) (*.csv) 格式儲存檔案。

雙引號(Double quote)自動加到檔案內。

搜尋聯絡人資料

你可以在搜尋欄中輸入聯絡人姓名或電子郵件地址，來搜尋該聯絡人。

匯出聯絡人資料

要將外部聯絡人匯出到CSV檔案：

導到聯絡人管理>外部通訊錄，然後點擊位於螢幕頂部的下載。

名為導出聯絡人的檔案，下載到你預設下載的文件夾中。此CSV檔案包含你新增和共享的外部聯絡人記錄。

查看聯絡人資料

在外部通訊錄頁面上，點擊聯絡人姓名，或點擊聯絡人右方的更多(...)，然後選擇查看聯絡人。

外部聯絡人詳細資料有以下分頁：
- 個人資料
- 活動
- 分享
- 變更記錄

外部聯絡人資料

個人資料選項，包括外部聯絡人在訪客問卷或離線問卷上輸入的個人資料，或由員工輸入的個人資料。

電話號碼
個人資料
- 從合併聯絡人中選擇的名字和其他名字(如果有)
- 從合併聯絡人中選擇的姓氏和其他姓氏(如果有)
電子郵件地址
其他資訊
自訂欄位
社交訊息
- Facebook Messager
- WhatsApp
- 微信
- LINE
- Twitter
- LinkedIn
- WOZTELL (WhatsApp Cloud)
- WOZTELL (Facebook)
- WOZTELL (Instagram)
裝置資訊
備註 (如果有)

🚧
你無法編輯已驗證的電話號碼和社交媒體ID。

編輯聯絡人資料

在外部通訊錄頁面上，點擊聯絡人姓名，或點擊聯絡人右方的更多(...)，然後選擇查看聯絡人。聯絡人詳細信息將顯示4個類別。
在個人資料選項下，點擊編輯資訊，以啟用編輯模式。

在聯絡人的個人資料中輸入你要加入或更新的資料。
點擊儲存。

活動

活動選項包括：諮詢歷史記錄、員工互動記錄和訪客歷程3部份：

欄目	描述
諮詢歷史記錄	列出該聯絡人的所有諮詢，包括：已結束和處理中的諮詢。
員工互動記錄	列出所有撥出到和發送予該外部聯絡人的通話和簡訊。
訪客歷程	顯示外部聯絡人曾經前往的網頁。