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數據保存

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組織需要遵守行業法規和標準，同時亦要減輕其帶來數據安全的風險和威脅。 因此，他們需要制定數據保存策略。

數據保存策略需要定義保存或存檔的數據類型、數據保存的地方和時間，以及存檔期過後，處理數據的方法。數據備份是保存策略的過程之一。

CINNOX的數據保存功能，讓員工管理員可以定期儲存數據備份，並將它們安全地移到CINNOX以外的地方儲存 (例如：到其本地託管的伺服器或其他可取的備份網站)。

 

數據保存流程

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系統要求

CINNOX對數據保存功能的系統要求非常小，只要有一個現成的SFTP伺服器，並且有足夠的儲存空間備份數據，就可以設定數據保存功能。

推薦的系統要求：
硬件：硬件或虛擬機器 (Virtual Machine) (CPU Core 2；4GB暫存記憶體；1 TB+ 儲存空間；操作系統Ubuntu）
軟件：OpenSSH和SFTP伺服器
MongoDB版本：v4.2

高可用性 (High Availability) 設置：
你將需要3個分離的硬件
兩個 (主機/從機)：硬件或虛擬機器 (CPU Core 2；4GB暫存記憶體；1 TB+ 儲存空間；操作系統 Ubuntu)
一個Arbiter：硬件或虛擬機器 (CPU Core 1；500MB暫存記憶體；200G +儲存空間；操作系統 Ubuntu)

虛擬機器要求

  • 你需要一個虛擬機器平台：
    • VMware ESXi 7.0U2 或以上版本
    • KVM (CentOS 8.0 或以上版本，作為 KVM Hypervisor之用，Ubuntu 18.04 或以上版本)
  • 虛擬機器資源 (上述提及之硬件或虛擬機器要求)

網絡要求

  • 設定IPSec通道
  • 設定SFTP伺服器
  • 設定由DNAT到SFTP的伺服器供上載之用

 

啟用數據保存功能

啟用數據保存功能：

  • 導航到管理>安全>數據保存。

  • 在數據保存頁上的設定選項中，將數據保留下的按鈕切換為開啟。然後會出現一組新的設定選項。

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此操作會啟用數據存檔。 訊息的歷史記錄、多媒體文件、語音郵件、通話錄音和通話歷史記錄，將根據你設定的保存期限和日程表而保存。

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啟用數據保留

  • 一般的部份下
    • 從下拉式清單，選擇備份端即數據的備份數目。
    • 輸入最大天數，以設定數據將在CINNOX保留的日數。
    • 輸入數據保存時程，設定每天數據的備份時間 (UTC時間)
    • 輸入封存金鑰，用來打開或解壓下載的存檔數據。 金鑰至少應包含八個字元，其中包含大小寫字母、數字或符號。
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  • 自動刪除保留的數據的部份下
    • 將自動刪除保留的數據下的按鈕切換為開啟。數據會被存檔，以及儲存在備份網站。
    • 從自動刪除時間表的下拉式清單，選擇幾多小時後刪除數據備份。
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在線使用存檔數據

客戶存檔到CINNOX SFTP伺服器的數據，可以被拉到客戶保存代理主機(Retention Proxy Host)，與他們的保存平台 (Retention Portal) 內的數據庫 (Database) 同步。存檔數據將在保存平台中提供，以便在線使用它們。

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設定數據保存平台的登入資料：

  • 在數據保存平台下，設定你的CINNOX數據保存平台的管理員密碼。
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傳輸中的數據

傳輸中的數據是指，通過專用網絡，從一個位置移動到另一位置的數據。當數據從一個網絡傳輸到另一個網絡時，數據保護的措施會執行。

正在傳輸的數據類型

從CINNOX傳輸的數據包括：

  • 通訊數據(來自所有類型的聊天室，包括：所有諮詢)
    • 聲音和影片錄音檔案
    • 通話會議錄音檔案
    • 語音信箱檔案
    • 文檔檔案（如圖片、影片和其他支援的檔案類型）
    • 簡訊

要知道和查找特定聊天室，諮詢中主要對話的存檔位置，請參閱數據保存平台的使用搜尋器和篩選器部份。

  • 由於業務原因，用戶數據只會備份，但不會從CINNOX中刪除，包括：
    • 員工簡介
    • 外部聯絡人資料

當你瀏覽數據保存平台網站時，能夠查看：

  • 諮詢歷史
  • 聊天室/群組報告
  • 通話記錄
  • 通話會議歷史
  • 文件
  • 語音信箱
  • 通話錄音
  • 簡訊
  • 員工
  • 外部聯絡人
  • 帳號管理
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  • 有關在線保留數據的更多資料，請參閱本指南的數據保存平台部份。

 

保留週期

  • 啟用數據保存後，數據會安排在每天的設定時間，以及在設定的日數內在CINNOX中傳輸。
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備份紀錄

啟用數據保存後，CINNOX會根據設定的時間，將數據備份到SFTP伺服器，並在每次上傳後建立一個備份紀錄。

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備份紀錄

 

查看備份紀錄：

  • 導航到管理>安全>數據保存。
  • 在數據保存頁面上，點擊備份紀錄選項。

備份紀錄包含以下資料：

  • 檔案名稱
  • 大小 (總數據量)
  • 檔案總數
  • 建立備份的日期和時間
  • 狀態

 

保存狀態

  • 備份紀錄中的狀態，表示備份數據在本地伺服器中的實際情況。
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狀態訊息包括：

狀態訊息描述
正在上傳備份...CINNOX中的數據已備份，目前正在上傳到SFTP 伺服器。
正在下載...保存代理正在從SFTP服伺服器下載保存的數據。
數據已下載保留的數據被下載到保存代理。用戶可以點擊從CINNOX刪除按鈕，以手動刪除數據。
正在刪除資料...CINNOX正在從其系統中刪除所有備份數據。
無法刪除資料從CINNOX中刪除數據時出錯。 出現一個再試一次按鈕，提示員工管理員重複該過程。
已刪除保留的數據CINNOX已完成從其系統中刪除備份數據。

 

刪除從 CINNOX 中刪除保留的數據

  • 要從CINNOX中刪除保存的數據，請在備份紀錄上，點擊備份文件的備份已上傳旁邊的從 CINNOX刪除按鈕。然後CINNOX會刪除數據，並在狀態欄顯示正在刪除資料...。

 

  • 成功刪除數據後，CINNOX將其狀態更改為完成。 員工將不能再查看或接觸已刪除的數據，例如：聊天室中的訊息。
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停用數據保存

禁用數據保留：

  • 導航到管理>安全>數據保存。

  • 在數據保存頁面設定選項下，將啟用數據保留的按鈕切換為關閉。

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