連接Outlook/Microsoft 電子郵件

選擇了自己的郵件伺服器後，你客戶的電子郵件，會轉發到CINNOX，並將其轉為諮詢。你仍可使用電子郵件網域回覆客戶，例如[email protected]，保留公司品牌。

• 輸入你的 CINNOX 首選電子郵件地址的顯示名稱，客戶會立即識別你的電子郵件名稱，就像公司名稱一樣。
• 輸入你的 CINNOX 首選電子郵件地址。
  建議的電子郵件地址：[email protected]、[email protected]、[email protected]、[email protected]、[email protected] 等。
• 選擇Outlook，作為電子郵件提供商。

Microsoft 365（自己的郵件伺服器）

• 在你的 CINNOX控制面板中，輸入您的 Outlook 電子郵件地址。
• 登入你的 Outlook 帳號 Office 365。
• 在頁面頂部，選擇設定>檢視所有Outlook設定。
• 選擇郵件>規則。
• 點擊新增規則。

• 在命名您的規則欄中輸入名稱。它可以是任何名稱。
• 在新增條件的下拉式清單中，選擇套用到所有郵件。
• 在新增動作的下拉式清單中，選擇移至。
• 在下拉式清單中選擇收件匣。
• 點擊新增另一個動作。
• 點擊新增另一個動作後，在 "以及..." 欄的下拉式清單中，選擇重新導向至。
  複製首選的CINNOX電子郵件地址，並貼到重新導向至旁邊的空格中。

• 點擊儲存。
• 轉到設定>郵件>垃圾郵件，在安全寄件人與網域下，點擊新增。
• 將 CINNOX 的"[email protected]"這個電子郵件地址，複製並貼到該空格中，然後點擊鍵盤上的Enter。

• 在CINNOX控制面板中，點擊下一步。

藉 Webmail (OWA)（自己的郵件伺服器）將Outlook 連接到CINNOX

• 在你的 CINNOX控制面板中，輸入你的 Outlook 電子郵件地址。
• 通過網絡郵件登入你的 Outlook 帳號。請聯絡你的管理員獲取登錄連結。
• 在頁面頂部，選擇設定>檢視所有Outlook設定。
• 選擇郵件>規則。
• 點擊新增規則。

• 在命名您的規則欄中輸入名稱。它可以是任何名稱。
• 在新增條件的下拉式清單中，選擇套用到所有郵件。
• 在 新增動作的下拉式清單中，選擇移至。
• 在下拉式清單中選擇收件匣。
• 點擊新增另一個動作。

• 點擊新增另一個動作後，在"以及..."欄的下拉式清單中，選擇重新導向至。複製首選的CINNOX電子郵件地址，並貼到重新導向至旁邊的空格中。

• 點擊儲存。
• 轉到設定>郵件>垃圾郵件，在安全寄件人與網域下，點擊新增。
• 將CINNOX 的"[email protected]"這個電子郵件地址，複製並貼到該空格中，然後點擊鍵盤上的Enter。
• 在篩選部份，選擇合適的選項，然後點擊儲存。

• 在你的 CINNOX控制面板中，點擊下一步。

在電子郵件的DNS中設定記錄

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設定電子郵件信箱的過程或許很複雜，因為我們不會經常這樣做。不同的域名供應商，可能有不同的設定方法，但目的一樣。如有疑問，請聯絡你的 IT 管理員，或電子郵件供應商尋求協助。

• 登入到你的域名供應商帳號。
• 將已提供的TXT值和主機名稱(Host Name)加到域名供應商的SPF上。
• 將已提供的CNAME和主機名稱，加到域名供應商的DKIM上。

• 當TXT記錄加到域名供應商帳號後，點擊下一步。

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DNS更改會在幾小時到72小時內發生。假如DNS更改生效，你會在CINNOX接收到電子郵件諮詢。

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更新DNS設定只需一次。當增加第二個或更多電子郵件信箱到CINNOX時，無需再次更新DNS。

配置您的設定

頻道名稱

• 為電子郵件頻道加上名稱。頻道名稱最多可包含40個字元。

客服分派設定

• 選擇路由規則，並根據頻道的運作情況，加入目的地。
• 請查看備用客服分派、時間客服分派、百分比客服分派和熟客客服分派路由部份，了解更多這方面的資料。

員工互動記錄

啟用後，此功能綁定客戶、綁定CINNOX支援的電子郵件信箱，以及指定員工。如果客戶回覆此電子郵件信箱，郵件將直接發送綁定的員工。

• 撤換為啟用，發送回覆電子郵件予客戶的諮詢。
• 當綁定的員工不能回覆電子郵件時，啟用轉發電子郵件到目的地服務群組。
• 從下拉式清單中選擇日數。當綁定的客戶和員工，在設定的時間內沒有互動時，綁定就失效。

許可名單

• 如果已設定為互動或綁定的員工未能處理諮詢，或其帳號已被暫停，許可名單中的員工，可以使用CINNOX支援的電子郵件信箱，發送電子郵件予客戶。

自訂自動回覆電子郵件

你可以配置歡迎郵件和關閉諮詢郵件，從而自動回覆顧客電郵。你只需各自啟用它們，便可按需要配置。

歡迎郵件

• 當客服人員或系統自動關閉諮詢時，此電子郵件會自動發送予訪客。

關閉諮詢郵件

• 當客服人員或系統自動關閉諮詢時，此電子郵件會自動發送予訪客。

歡迎郵件和關閉諮詢郵件，已具備預設功能，可即時使用。你可以自由更改內容，方便配合業務需要。

主題

• 主題準確地傳達電子郵件的內容，以便收件人可以在不打開電子郵件的情況下，已知道電子郵件的重要性。

內容預覽

• 預覽文本出現在主題旁邊，就像子主題一樣。這顯示在收件箱中，你的客戶無需打開電子郵件即可查看。

電子郵件正文

• 電子郵件的正文等同於信封內的信件。輸入你想要傳達給客戶的詳細內容。

頻道客製資訊

藉頻道客製資訊，你可以加入頻道資料到通話螢幕和諮詢聊天室。在處理諮詢時，員工
可以看到此資料。這些資料，可以是處理諮詢的標準程序，或操作細節。

• 將頻道客製資訊切換到啟用。
• 在空白位置，輸入加入頻道客製資訊的基本資料。
• 點擊下一步按鈕，自定的訊息會出現在頻道客製資訊上。

• 頻道客製資訊顯示在聊天室部分的員工側，用於聊天查詢。

自動 Bcc

使用自動 Bcc功能，你可以加入同事的電郵地址，這樣，每次回覆電郵時，他們均接收到其密件副本。

• 啟用自動 Bcc功能。

• 在收件者欄目，輸入員工的名字或其電郵地址。電子郵件地址的加入上限為10個。
• 點擊下一步完成配置。

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重要資料

• 每個頻道都可以自定頻道客製資訊。
• 頻道客製資訊僅適用於接聽服務(Inbound Service)。
• 頻道客製資訊可用於客服群組目錄的網頁連結。頻道客製資訊，不適用於其他客服的網頁連接，以及營運活動的網頁連接。
• 頻道客製資訊的最多字數限制為10,000個字元；如果字數超過限制，發送聊天機器人不會發送資訊。
• 在未處理諮詢的聊天室，頻道客製資訊仍會顯示在聊天機器人訊息旁。

處理電子郵件諮詢

• 如果想獲得更多有關如何使用電子郵件頻道的資料，請參閱處理聊天諮詢。
• 所有電子郵件諮詢和統計資料都可以在你的CINNOX控制面板、諮詢總覽和查看諮詢報告當員工關閉電子郵件諮詢時，訪客會收到一封電子郵件通知，說明諮詢已關閉。此後，訪客無法回覆電子郵件；相反，他們必須通過新電子郵件聯絡員工。

已知限制

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注意事項

• 出於安全理由，組織可能會封鎖外來或個人身份未驗證的電子郵件。管理員必須檢查以及自訂反垃圾郵件策略，才能使用 CINNOX 處理諮詢。
• 訪問者必須將[email protected]_網域，加到他們的郵箱安全列表中。否則，回覆諮詢的電子郵件，有機會被放入垃圾郵件文件夾。
• 對於自己的郵件伺服器，DNS更改會在幾小時到72小時內發生。當更改生效時，新電子郵件會在CINNOX中作為電子郵件諮詢而處理。
• 使用CINNOX綁定郵件時，發送驗證郵件可能失敗。如果轉發時間超過5分鐘，便可能代表發生此錯誤。這種情況下，管理員或員工必須等待，並稍後重新綁定電子郵件信箱。
  當工作人員收到新訪客的諮詢時，訪客的名字，會出現在諮詢資訊面板的欄目中。員工可以在另存為聯絡人前，編輯名字和姓氏。
• 當員工複製訪客的電子郵件諮詢，並貼到另一個員工或管理工作區時，它可能被顯示為HTML代碼。這是因為電子郵件正文語言在複製時，使用 HTML正文，來顯示原始 HTML代碼。

協助和支援

• 請確保電子郵件的轉發設定正確，以綁定你要使用的電子郵件信箱，以及 CINNOX 電子郵件地址。
• 使用郵件伺服器時，請正確地複製和貼上DNS設定中的SPF和DKIM的DNS記錄。

如果你的CINNOX仍未收到任何電子郵件訊息，請電郵予[email protected]，聯絡我們CINNOX的支援團隊。