預約通話會議

藉預約通話會議功能設定會議主題、開始日期和時間、結束日期和時間、加入會議參與者、會議說明，以及加入會議URL，使CINNOX員工預先安排會議。完成設定後，你可以根據需要，編輯會議內容、在會議舉行日期前即時開始會議，以及取消已預約的會議。

如果你是會議主持人，可以刪除成員、停用連結分享和啟用電話驗證，來確保只有合適的人參加電話會議。

 

預約會議

如要預約會議：

• 登入CINNOX應用程式帳號，導航到螢幕中的工作區分頁。

選擇1：點擊+圖標，選擇預定會議。

 

• 輕觸預定會議。

 

選擇2：輕觸螢幕右上角的預定會議圖標。

• 輕觸新增，以及預定會議按鈕。

 

在最近使用的聊天室內預約會議

選擇3：在最近使用的聊天室內

• 訪客的諮詢聊天室
• 1對1同事聊天室
• 你團隊的公開或私人群組聊天室

點擊文本輸入欄左方的更多(...)按鈕，選擇預定會議，預定會議版面從螢幕右方滑出。

• 你需要在預定會議的螢幕上提供以下資料：

• 提供預約會議的資料後，點擊建立。預約會議建立，彈出提示框顯示新會議已建立。

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重要事項

• 預約會議的參與人數上限，視乎你的服務方案而定。如需要增加參與人數上限，請聯絡你的客戶經理。
• 預約會議資料的列出次序，跟據其建立日期和時間而定。
• 當修改預約會議資料後，例如：開始日期和時間，以及結束日期和時間，謹記需同時修改你日曆上的會議資料，然後再次發送新會議資料予參與者。相反地，當你修改日曆上的會議資料後，同樣需要修改CINNOX上預約會議的資料。
• 如其他應用程式一樣，會議預約完成後，當更新或取消會議時，日曆上的會議資料，不會同步更新或取消。
• 假如預約會議已經取消或結束，參與者仍然想加入的話，彈出提示框會顯示：「對不起。該預定會議並不存在。請聯絡主持人。」

 

當會議預約成功後，會議參與者會收到系統訊息，提及他們被邀請參與預約會議。

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接下來，CINNOX 會在你的裝置上尋找已安裝的日曆。找到預設的日曆後，打開日曆，根據預定會議的資料，建立新事件。

 

在日曆預約會議

Ensure you allow CINNOX to access your Device's Calendar.

• 確保你允許CINNOX存取你裝置上日曆。
• 如果已經有多個日曆安裝在安卓裝置上，選擇其中一個日曆如Google日曆或Outlook行事曆，以建立你的新事件。
• CINNOX會在你的日曆上建立新事件。如有需要，你可以修改當中的內容。
• 輕觸輕觸螢幕右上角的加入。

會議資料成功加到你預設的日曆裡。

 

• 會議成功預約後，你的會議參與者會收到系統訊息，邀請他們加入會議。

• 輕觸加入我為參與者後， 群組的成員加入成為預約會議的參與者。
• 輕觸下載到我的日曆後，可以下載ICS檔案，以加入預約會議資料到日曆內。

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  安卓和iOS裝置

  • 假如你使用安卓或iOS裝置，而CINNOX應用程式無法檢測日曆，或未被授予所需存取權的話，你便需要選擇一個電子郵件應用程式，以便將新事件的詳細資料發送到其中。
  • 假設CINNOX應用程式既偵測不到日曆，亦偵測不到電子郵件應用程式。你便轉到預定會議的螢幕。之後彈出提示框出現，通知你的裝置上，沒有可供使用的日曆，或電子郵件應用程式。

 

• 當會議在預設時間開始後，主持人和參與者可以在工作區的聊天室點擊加入參與會議。

 

管理會議

編輯會議

主持人如要編輯預約會議內容：

• 登入CINNOX應用程式帳號，導航到螢幕中的工作區分頁。
• 輕觸預約會議圖標。

• 點擊你需要編輯的預約會議。
• 輕觸螢幕右上角的更多(...)按鈕。

• 輕觸編輯會議按鈕。

• 你可以編輯預約會議的內容，包括：會議主題、開始日期、開始時間、結束日期、結束時間、說明以及參與者。
• 編輯輕觸螢幕右上角的儲存。

 

提前開始會議

• 登入CINNOX應用程式帳號，導航到螢幕中的工作區分頁。
• 輕觸預約會議圖標。

 

• 輕觸你需要提早開始的預約會議。

• 輕觸螢幕右上角的更多(...)按鈕。

• 輕觸開始會議按鈕。

• 當參與者加入會議後，會議便提前開始。

 

取消預約會議

主持人可以取消預約會議。會議取消後，任何人都不能參與已經取消的會議。

• 登入CINNOX應用程式帳號，導航到螢幕中的工作區分頁。
• 輕觸螢幕右上角的預定會議圖標。

 

• 輕觸你需要取消的預約會議。

 

• 輕觸螢幕右上角的更多(...)按鈕。

 

• 輕觸取消會議按鈕。

 

• 輕觸確認按鈕，以確定取消會議。

 

• 預約會議取消後，主持人和參與者右方的板面不再顯示預約會議的資料。

 

邀請員工加入預約會議

主持人和參與者可以邀請其他員工加入預約會議。

• 登入CINNOX應用程式帳號，導航到螢幕中的工作區分頁。
• 輕觸螢幕右上角的預約會議圖標。

 

• 輕觸你需要邀請員工加入的預約會議。

 

• 輕觸複製圖標，以複製邀請。

 

• 輕觸複製邀請按鈕。選擇貼上邀請的應用程式。

 

• 在參與者的文本輸入欄，貼上已複製的邀請。然後，輕觸發送圖標。

 

• 員工參與者的聊天室會顯示邀請內容。參與者可點擊邀請內容內的連結加入會議。

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如會議參與者在中國內地，輕觸以.cn作結的連結加入會議，以獲得更佳的使用體驗。

 

當會議開始，參與者可輸入自己的名字，並輕觸加入，以加入會議。

 

拒絕邀請和撤回已拒絕的邀請

如要拒絕預約會議的邀請：

• 登入CINNOX應用程式帳號，導航到螢幕中的工作區分頁。
• 輕觸螢幕右上角的預約會議圖標。

 

• 輕觸你拒絕邀請的預約會議。

 

• 輕觸拒絕按鈕。

 

• 彈出提示框顯示：「會議邀請被拒絕」。

 

• 會議資料顯示，該參與者已拒絕會議邀請中

 

• 拒絕邀請後，當會議開始時，會議資料會顯示該會議進行中。

 

• 拒絕會議邀請的你，仍然可以在會議詳情內點擊加入，參與會議。

 

如要撤回已拒絕的邀請：

• 登入CINNOX應用程式帳號，導航到螢幕中的工作區分頁。
• 輕觸螢幕右上角的預約會議圖標。
• 輕觸撤回。

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假如你已經拒絕邀請，你將不能在工作區收到會議通知。

 

通知

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身為會議參與者，在以下情況會收到通知：

• 你被邀請為會議參與者。
• 會議日期和時間改變。
• 你從會議參與者名單中移除。
• 當預約會議開始，CINNOX會打開會議室，並通知群組成員參與會議。
• 員工可以點擊加入，從他們的控制面板參與會議。

 

進行中的通話會議

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• 當只有一個甚至沒有參與者達10分鐘，會議會自動結束議。
• 請參考本指南的進行中的通話會議部份，瞭解更多進行中的通話會議，能夠提供的功能。

 

建立即時會議

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請參考本指南的即時會議部份。

 

預約會議將提供的功能

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• 日曆版面。
• 搜索和篩選功能。
• 設定重復舉行的預約會議。
• 會議等候室和參與者預先配置功能。
• 更多選項如位置和附件。
• 容許在預約示範並自動設定預約會議。
• 更多邀請參與預約會議功能如簡訊、第三方軟件，以及Open API。