預定會議

預定會議藉設定會議主題、開始日期和時間、結束日期和時間、加入會議參與者、會議說明，以及加入會議的URL，使CINNOX員工預先安排會議。完成設定後，你可以根據需要，編輯會議內容、在會議舉行日期前即時開始會議，以及取消已預定的會議。

• 撥出他們的電話號碼
• 通過簡訊分享連結
• 用第三方的通訊應用程式分享連結
• 直接邀請同事進入會議室

如果你是會議主持人，可以刪除成員、停用連結共享和啟用電話驗證，來確保只有合適的人參加電話會議。

 

預定會議

如要預定會議：

• 登入CINNOX控制面板，導航到工作區>所有聊天室。
• 點擊+圖標。
• 選擇預定會議。

當預定會議開始後，你可以用以下方式，邀請來自世界各地的人，加入你的電話會議：

 

或者，

• 點擊控制面板頂的預定會議圖標。

 

• 點擊預定。

 

• 在右方的面板，輸入會議主題。字數上限為50字。

 

• 設定會議開始日期和時間，以及結束日期和時間。
• 預設的開始日期和時間，以及結束日期和時間，為設定會議日當日時間的下一個00分。例如：設定會議開始日期和時間的時間為3時15分，那麼，預設的開始日期和時間為當日4時。而預預設的結束日期和時間，為預設開始日期和時間後1小時，即當日5時。
• 如有需要，你可以加入會議說明。

 

• 點擊下拉式清單或輸入關鍵字，搜索員工的名字，以加入成為預定會議的參與者。
• 完成加入員工參與者後，點擊建立。

 

• 彈出提示框顯示成功設定預定會議。其預定會議的資料會在右方的面板列出。

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• 預定會議的參與者上限視乎你的服務方案而定。如需要增加參與者上限，請聯絡你的帳號經理。
• 預定會議資料的排序，根據建立日期和時間而定。

 

• 假如預定會議成功安排後，預定會議的參與者會收到系統訊息，通知他們被邀請參與會議。

 

• 當會議在預設時間開始後，主持人和參與者可以在工作區或在右方的板面點擊加入參與會議。

 

管理會議

編輯會議

主持人如要編輯預定會議內容：

• 登入CINNOX控制面板。
• 點擊控制面板頂的預定會議圖標。
• 點擊你需要編輯預定會議的編輯按鈕。

 

• 你可以編輯預定會議的內容，包括：會議主題、開始日期和時間、結束日期和時間、參與者，以及會議說明。
• 編輯後點擊儲存。

 

提前開始會議

• 登入CINNOX控制面板。
• 點擊控制面板頂的預定會議圖標。
• 點擊你需要提早開始預定會議的開始按鈕。

 

• 當主持人點擊確認和參與者點擊接受時，會議便提前開始。

 

取消預定會議

主持人可以取消預定會議。會議取消後，任何人都不能參與已經取消的會議

• 登入CINNOX控制面板。
• 點擊控制面板頂的預定會議圖標。
• 點擊你需要取消預定會議的取消按鈕。

 

• 點擊確定，以確定取消會議。

 

• 預定會議取消後，彈出提示框顯示取消成功T。主持人和參與者右方的板面不再顯示預定會議的資料。

 

邀請員工加入預定會議

主持人和參與者可以邀請其他員工加入預定會議。

• 登入CINNOX控制面板。
• 點擊控制面板頂的預定會議圖標。

 

• 選擇需要邀請其他員工加入的預定會議。
• 點擊複製，以複製邀請。

 

• 當你成功複製邀請，彈出提示框顯示已複製邀請。

 

• 如有需要，可啟用.cn尾的網頁連結。如參與者在中國內地，使用.cn尾的網頁連結，效果更佳。

 

• 在參與者的文本輸入欄，貼上已複製的邀請到。
• 點擊發送。

 

• 員工參與者的聊天室會顯示邀請內容。參與者可點擊邀請內容內的連結加入會議。

 

• 當會議開始，參與者可輸入自己的名字，並點擊Join，加入會議。

 

拒絕邀請和撤回已拒絕的邀請

如要拒絕邀請：

• 登入CINNOX控制面板。
• 點擊控制面板頂的預定會議圖標。
• 你可能無暇或因其他原因未能出席會議，點擊你需要拒絕邀請預定會議的拒絕按鈕。

 

• 彈出提示框顯示成功，即你已經成功拒絕邀請。

 

• 在你拒絕邀請後，會議資料顯示你的名字列在被拒絕的參與者名單內。

 

• 如有需要，拒絕邀請後，你仍然可以在右方的板面點擊加入，參與會議。

 

如要撤回已拒絕的邀請：

• 登入CINNOX控制面板。
• 點擊控制面板頂的預定會議圖標。
• 點擊撤回。

 

• 彈出提示框顯示成功，即你已經成功撤回已拒絕的邀請，再次成為會議參與者。

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假如你已經拒絕邀請，你將不能在工作區收到會議通知。

 

建立即時會議

為了方便建立即時會議，你可以在右方的預設會議板面，建立即時會議。

如要建立即時會議：

• 登入CINNOX控制面板。
• 點擊控制面板頂的預定會議圖標。
• 點擊即時。

 

• 點擊即時，你可以參考即時會議部份提及的步驟，建立即時會議。
• 當預定會議開始，CINNOX會打開會議室，並通知群組內的成員，參與會員。
• 員工可以在CINNOX控制面板點擊加入，參與會議。

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當參與者獲邀參與會議、會議時間更改，以及他們被移離預定會議時，會收到通知。

 

邀請成員

1. 撥出電話號碼

使用電話號碼邀請成員加入：

• 在通話會議室，點擊螢幕底部的邀請按鈕。
• 在右側出現的邀請成員視窗中，點擊撥出圖標。

 

• 在彈出式視窗中，輸入國家碼和電話號碼(例如：+85294667777)，然後點擊通話。你也可以從你的員工、外部聯絡人或SALESFORCE通訊錄選擇一個聯絡人。

 

• 點擊通話。以下彈出式訊息出現：你確定要通過電話號碼邀請新成員嗎？
• 點擊確認。被邀請的成員，將收到電話會議邀請，接受邀請的成員，將被加入到會議中。

 

2.通過短訊分享會議連接結

通過簡訊邀請成員：

• 在通話會議室，點擊螢幕底部的邀請按鈕。
• 在右側出現的邀請成員窗格中，點擊短訊圖標。

 

• 在將出現的 分享會議通話彈出式視窗中，輸入收件人的國家碼和電話號碼(例如：+85294667777)。你也可以從訪客或內部通訊錄選擇絡人。
• 在內容窗格中，除會議連結外，你可以更改預設的簡訊內容。
• 點擊發送。一條簡訊將通知你，其簡訊已成功發送。受邀者隨後將收到邀請會議通話的簡訊。

 

3.通過第三方通訊應用程式分享連結

使用連結邀請成員：

• 在通話會議室，點擊螢幕底部的邀請按鈕。
• 在右側出現的邀請成員窗格中，點擊連結，或點擊複製圖標複製連結。
• 在你的裝置上，貼上和分享複製的連結。

 

對於接受並打開連結的受邀成員：

• 在你裝置的瀏覽器上的加入會議頁面上，輸入你的姓名和電話號碼，然後點擊驗證。

 

• 如果會議主持人開啟了電話驗證，輸入他發送到你手機號碼的短訊驗證碼，點擊Verify。如果驗證成功，會出現彈出式視窗 。

 

• 點擊加入，你的瀏覽器會轉到會議室，並將你加入會議。

 

4.直接邀請員工進入會議室

邀請員工：

• 在通話會議室中，點擊螢幕底部的邀請按鈕。
• 在右側出現的邀請成員窗格的邀請員工部份，搜索或瀏覽你希望邀請參加會議通話的員工。

 

• 點擊工作人員姓名旁邊的 (+) 圖標。然後，CINNOX控制面板和應用程式會通知員工，他們被邀請參與通會議通話。一旦他們接受邀請，就會加進他們到會議中。

 

會議分享的安全設置

在任何人加入會議通話之前，CINNOX需進行以下其中一項安全步驟：

1. 無需簡訊驗證

   • 任何知道連結的人，都可以加入會議。

2. 需要簡訊驗證 (預設)

   • 任何知道連結的人，都先驗證他們的電話號碼，才能加入會議。

作為會議通話的主持人/共同主持人，你可以在會議通話分享，作安全設定：

• 點擊位於會議通話室的使用連結邀請部份的齒輪圖標。

 

• 如有必要，在會議通話分享的彈出式視窗中，將設置切換為無需簡訊驗證。

 

• 假如所有預期成員，都已出現在會議室中，你也可以停用連結分享。

 

裝置設定

選擇麥克風、喇叭和攝影機

• 會議期間，你可以選擇麥克風、喇叭和攝影機。
• 點擊齒輪圖標。

 

• 如有需要，可以在會議期間，點擊下拉式清單，擇麥克風、喇叭和攝影機。
• 如在設定麥克風、喇叭和攝影機遇到問題，可參考Web Browsers Microphone and Camera Permissions。

 

啟用和關掉通話降噪

通話降噪用於減少背景噪音，提供更佳的通話體驗。它可在通話、視訊通話、1對1通話和即時會議使用。

• 會議期間，點擊齒輪圖標。

 

• 你可以根據需要，開啟或關掉通話降噪。

 

會議通話功能

A. 成員

所有成員，包括主持人和共同主持人，都可以在會議通話期間進行通話，並設定為靜音、螢幕分享、發送訊息和表情符號，以及在會議聊天室中分享媒體檔案。

成員還可以打開他們的相機，並一一查看每個啟用了相機的人。

講話

• 可用麥克風講話。
  • 確保你沒有處於靜音狀態，你的麥克風運作正常。

分享螢幕

• 要分享你的螢幕，請點擊會議通話窗口底部的分享螢幕按鈕。所有成員都看到你的桌面螢幕。

 

• 要停止分享你的螢幕，請再次點擊分享螢幕按鈕。如果其他成員，點擊他們分享螢幕按鈕，CINNOX 也會自動停止分享你的螢幕。

 

發送訊息和分享檔案

• 如要向所有成員發送消息或分享媒體檔案，點擊位於會議通話窗口右上角的聊天圖標。

 

• 在展開的聊天室窗格中，於輸入字段中發送帶有@all的訊息，除使用電話號碼加入的成員外，所有成員都會收到你的訊息。

 

• 打開攝影機並查看成員的視訊分享他們的螢幕，否則你會在會議螢幕上看到自己的視訊。
  • 確保你的相機運作正常。
• 要查看其他與會者的視訊，請點擊出現在會議螢幕底部的與會者頭像。請注意，你一次只能查看一個成員視訊。

 

錄製會議

• 要錄製你的會議通話，請點擊位於會議通話窗口底部的錄音按鈕。會議通話結束後，錄音停止。

 

離開或結束會議

• 要離開會議通話，點擊拒絕通話按鈕。

 

• 如果您是主持人或共同主持人，並且想離開，但希望其他成員繼續通話，請點擊離開會議通話。

 

• 如果您是主持人或共同主持人，想要結束會議通話，請點擊結束會議通話。

 

B. 主持人

作為建立會議通話的工作人員，將被授予以下權限的主持人角色：

將成員靜音

• 在通話會議室，點擊參會者圖標查看成員列表。
• 點擊靜音，靜音該成員。
• 點擊成員旁邊的更多(...)按鈕，然後點擊靜音。被靜音的成員，必須在他們想要發言時，取消自己的靜音狀態。

 

靜音所有成員

• 在通話會議室，點擊參會者圖標查看成員列表。
• 點擊全部靜音按鈕。然後，成員必須在想發言時，取消自己的靜音狀態。

 

將自己提升為共同主持人

• 在通話會議室，點擊參會者圖標查看參會者列表。
• 選擇你希望提升為共同主持人的成員。
• 點擊成員姓名旁邊的更多(...)按鈕，然後點擊指定共同主持人。被指定為共同主持人的成員，將擁有與主持人相同的權限。

 

移除並封鎖成員

• 在通話會議室，點擊參會者圖標查看成員列表。
• 選擇從會議通話中移除的成員。

 

• 點擊成員姓名旁邊的更多 (...)按鈕，然後點擊移除。將出現彈出式訊息，其中包含以下文本：您確定要移除並封鎖(成員姓名)嗎？
• 點擊確認。

 

重新邀請被封鎖的成員

• 在通話會議室，點擊成員圖標，查看成員列表。被封鎖的成員列在活動成員的下方。
• 點擊你想要重新邀請被封鎖成員旁邊的鎖定圖標。然後，出現一條帶有以下文本的彈出式訊息：您確定要重新邀請(成員姓名)嗎?

 

• 點擊 確認。被封鎖的成員，會被通知，他們再被邀請加入會議通話。

 

C. 共同主持

• 在會議通話中擔任共同主持人角色的成員，擁有與主持相同的權限。

 

通知

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身為會議參與者，在以下情況會收到通知：

• 你被邀請為會議參與者。
• 會議日期和時間改變。
• 你從會議參與者名單中移除。

 

預定會議暫不支援的功能

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預定會議將會提供以下功能

• 行事曆版面。
• 搜索和過濾功能。
• 設定重復預設會議。
• 會議等候室和參與者預先配置功能。
• 從不同入口返定預定會議，例如：群組。
• 更多選項如位置和附件。
• 容許在預定會議預約示範以及使用預定會議。
• 更多邀請參與預定會議功能如簡訊、第三方行事曆如Outlook等，以及Open API。