虛擬號碼

免費電話和本地號碼

虛擬號碼是無需連接電話線路而能使用的電話號碼。 CINNOX 提供免付費電話號碼本地號碼兩種虛擬號碼,使你的客戶,在全世界,能用較低成本打電話給你。

申請虛擬號碼

如要申請虛擬號碼,請使用 [email protected]聯絡你的客戶經理,或我們的銷售團隊。

管理虛擬號碼

啟用或取消進階電話系統

電話系統(Call System)利用自動諮詢分配方式(Automatic Call Distribution),以及提示音(Prompts),包括:問候語提示音(Greeting Prompt)、等待提示音(Waiting Prompt)、語音信箱提示音(Voicemail Prompt)以及結束提示音(End Prompt),加強處理通話諮詢的質素。

當啟用電話系統後,自動諮詢分配方式亦都同時啟用。它會以同時模式(Simultaneous)或固定順序模式(Fixed Order),配合多種目的地類型(Destination Type)和目的地終端(Endpoint),分配到來的諮詢。

在電話系統中,自動諮詢分配方式配合提示音設定(Prompt Setting),能提升訪客和客戶與你的支援團隊的互動和體驗。

 

啟用進階電話系統

  • 導航到頻道>號碼>虛擬號碼選項。
  • 點撃右上角的啟用進階電話系統

 

  • 點撃確認,以啟用進階電話系統。

 

取消進階電話系統

  • 導航到頻道>號碼>虛擬號碼選項。
  • 點撃右上角的取消進階電話系統

 

  • 點撃確認,以取消進階電話系統。

 

要查看虛擬號碼詳細資訊

  • 登錄你的CINNOX控制面板
  • 導航到頻道>號碼>虛擬號碼選項。
  • 從虛擬號碼名單中,點撃你要查看詳細資訊的虛擬號碼。
    • 你也可以點擊號碼最右側的更多(...),然後點擊虛擬號碼詳細資訊

 

基本資訊

基本資訊,包括:

  • 號碼:訪客需要撥打才能聯絡你的指定電話號碼。
  • 名稱(選填):虛擬號碼的暱稱或描述
  • 類型: 虛擬號碼的類型,即免付費電話號碼本地號碼
  • 國家:虛擬號碼所在的國家。
  • 城市:虛擬號碼所在的城市。
  • 到期日:停用該虛擬號碼的日期。
  • 最後更新:最後更新虛擬號碼的詳細資訊或設定的日期和時間。
  • 最後更新者:最後更新虛擬號碼詳細資訊或設定的員工姓名。

編輯虛擬號碼的基本資訊:

  • 點擊編輯按鈕。你只能編輯名稱(選填)裡的資料。

 

  • 完成編輯後,點擊儲存

 

客服分派設定

客服分派設定部份,用來設定諮詢如何轉送,或如何分配到目的地後才處理。一個虛擬號碼,可以配上多個轉送或分配諮詢的路由規則。這有效幫助員工提供24/7,或根據運作需要而提供支援服務。請根據運作頻道的需要選擇路由規則,以及新增目的地。請查看我們在指南的備用客服分派、時間客服分派、百分比客服分派和熟客客服分派路由部份,了解更多資料。

 

使用提示音

提示指在通話過程中出現在不同位置的語音檔案。當進階電話系統啟用後,你可以在客服分派設定(Routing Settings)中新增提示音。

情況1:啟用進階電話系統

  • 點擊提示音設置部份的編輯按鈕

 

  • 將問候語提示音的按鈕切換成開啟。選擇語音信箱提示或結束提示。
  • 點撃下拉式清單,選擇需要的提示音,或點撃新增提示音以上載新提示音。
  • 點撃確認

 

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注意事項

提示音設置內,可供選擇的問候語提示音等待提示音語音信箱提示音以及結束提示音的語音檔案,是從管理提示音頁內上載而來。

 

  • 當所有設定完成後,點撃儲存

 

情況2:取消進階電話系統
客服分派設定部份的語音郵箱功能,使你的訪客在客服未能處理他們的諮詢時,留低語音訊息。語音郵箱功能預設為停用。

如在免付費電話號碼本地號碼啟用語音郵箱功能,請參考語音信箱

 

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進階電話系統取消後,只有語音郵箱語音郵箱提示音可供使用,而它們會執行進階電話系統取消前的設定。

 

員工互動記錄(Engagement)(只適用於本地虛擬號碼)

員工互動記錄是一種CINNOX通話功能,將訪客綁定到使用此號碼聯絡他們的第一位員工。下次訪客使用相同號碼通話時,通話會被轉到遂員工。當工作人員使用員工互動記錄後,工作人員還可以選擇訪客的資料作為聯絡人,以及建立聊天室。

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員工互動記錄功能僅適用於本地虛擬號碼。

 

啟用員工互動記錄

要啟用員工互動記錄:

  • 虛擬號碼詳細資訊頁面上的員工互動記錄部分,點擊編輯

 

  • 將按鈕切換為開啟。然後將出現一組附加選項。

 

  • 如果在沒有員工接聽電話時,可以打開第二個切換按鈕,將諮詢轉發到另一個目的地。
  • 在出現的下拉式清單中,選擇訪客和員工之間的綁定的時間。如果在設定的時間後,兩者之間沒有聯絡,會解除綁定。

 

  • 點擊儲存。在彈出式視窗出現一項訊息,要求你確認操作。
  • 點擊確認

停用員工互動記錄

要停用員工互動記錄:

  • 虛擬號碼詳細資訊頁面的員工互動記錄的部份,點擊編輯
  • 將按鈕切換為關閉
  • 點擊儲存。在彈出式視窗出現一項訊息,要求你確認操作。
  • 點擊確認

 

來電顯示(本地虛擬號碼)

當員工撥出通話予訪客或客戶時,來電顯示部份列出使用本地虛擬號碼,作為來電顯示的員工。你可以指定目的地終端(Destination Endpoint)的員工,使用特定的本地虛擬號碼作來電顯示。你亦可以在來電顯示許可清單中,新增或刪除其他員工。

為目的地員工啟用來電顯示

要為目的地終端的員工啟用來電顯示:

  • 在虛擬號碼詳細資訊頁面的來電顯示部分,點擊以下選項旁邊的第一個編輯按鈕。

 

  • 將按鈕切換為開啟

 

  • 點擊儲存。在彈出式視窗出現一項訊息,要求你確認操作。
  • 點擊確認。目的地員工可用此虛擬號碼作來電顯示

停用目的地員工使用此號碼作為來電顯示

要停用來電顯示:

  • 在虛擬號碼詳細資訊頁面的來電顯示部分,點擊以下選項旁邊的第一個編輯按鈕。
  • 將按鈕切換為停用

 

  • 點擊儲存。在彈出式視窗出現一項訊息,要求你確認操作。
  • 點擊確認。目的地員工禁用此虛擬號碼作來電顯示

在來電顯示許可名單中加入和刪除員工

你可以編輯虛擬號碼的來電顯示名單,以加入和刪除員工:

  • 在虛擬號碼詳細資訊頁面的來電顯示部分,點擊以下選項旁邊的第一個編輯按鈕。

 

  • 要加入員工,請從出現的下拉式清單中選擇他們的姓名。
  • 如果想加入所有員工,請從下拉式清單中選擇所有員工

 

  • 要刪除員工,點擊其姓名旁邊的(X)按鈕。
  • 點擊儲存。在彈出式視窗出現一項訊息,要求你確認操作。
  • 點擊確認

 

頻道客製資訊

藉頻道客製資訊,你可以加入頻道資料到通話螢幕和諮詢聊天室。在任何處理諮詢的時間,員工
都可以看到此資料。這些資料,可以是處理諮詢的標準程序,或操作細節。

  • 點擊編輯按鈕。
  • 將頻道客製資訊切換到開啟
  • 在空白位置,輸入加入頻道客製資訊的基本資料。
  • 點擊儲存按鈕,自定的訊息會出現在頻道客製資訊上。

 

  • 頻道客製資訊顯示在聊天室部份的員工側,用於聊天查詢。

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重要資料

  • 每個虛擬號碼都可以自定頻道客製資訊。
  • 頻道客製資訊僅適用於接聽服務 (Inbound Service)。
  • 頻道客製資訊可用於客服群組目錄的網頁連結。頻道客製資訊,不適用於其他客服的網頁連接,以及營運活動的網頁連接。
  • 頻道客製資訊的最多字數限制為10,000個字元;如果字數超過限制,聊天機器人不會發送資訊。
  • 在未處理諮詢的聊天室,頻道客製資訊仍會顯示在聊天機器人訊息旁。