外部通訊錄管理

外部通訊錄用於儲存和搜尋你組織外的人士的資料,包括:姓名、電子郵件地址、電話號碼等。在此,你還可以跟蹤這些人士和你組織之間的所有活動。

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外部通訊錄與通訊錄

外部通訊錄與通訊錄在管理組織外的人士方面上,特性和功能相同。但是當大量上載、下載、編輯或刪除大量外部聯絡人資料時,我們建議你使用在控制面板聯絡人管理功能表的外部通訊錄

此同時,如果新增、搜尋、編輯和移除單獨的外部聯絡人資料,最好使用工作區的通訊錄。更重要是,在這裡,你可以撥打電話或發送簡訊予他們。

你可以按類別(例如:外部聯絡人或內部聯絡人),查看以及更新他們的資料。

 

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CINNOX 外部通訊錄,不會自動檢測和提醒你,聯絡人重複的資料。 在使用電話號碼或電子郵件地址處理諮詢時,你可以手動合併聯絡人資料,或根據建議合併聯絡人資料。

如果想知道更多這方面的資料,查看本指南的合併聯絡人部份。

新增外部聯絡人資料

手動新增聯絡人資料

手動新增外部聯絡人資料

  • 導航到聯絡人管理>外部通訊錄,然後點擊位於螢幕頂部的新增聯絡人
10861086

 

  • 新增聯絡人的表格會出現。
10671067

 

類型是指與你業務有關的聯絡類別。

  • 類型下拉清單中,有以下選項:

    • 商機(預設選項)
    • 展望
    • 客戶
    • 其他

聯絡層級是指與你業務目標的聯絡層級。
例如:陳大文是 ABC公司的CEO,而李小娟是該公司的他的私人助理。那麼,陳大文是主要聯絡人,而李小娟是次要聯絡人。

  • 級別下拉清單中,有以下選項:

    • 主要(預設選項)
    • 次要的
    • 第三的
  • 填寫或選擇以下適當的資料:

    • 名字
    • 姓氏
    • 國家碼
    • 手機號碼
    • 電子郵件地址
  • 勾選儲存並建立,以儲存輸入的資料,並在不離開螢幕的情況下,新增聯絡人。

792792

 

  • 要查看和填寫其他聯絡資料,請點擊更多詳細資訊
792792

 

螢幕顯示以下內容:

  • 個人資訊

    • 名字
    • 姓氏
    • 類型
    • 級別
    • 公司
    • 職位
    • 部門
    • 出生日期(MM/DD/YYYY 格式)
    • 語言(從下拉式清單中選擇)
      • 英語
      • 日本
      • 簡體中文
      • 繁體中文
    • 組別
  • 聯絡電話

    • 手機
    • 公司
    • 首頁
    • 其他
  • 聯絡電子郵件

    • 電子郵件
    • 其他電子郵件
  • 聯絡地址

    • 街道名稱
    • 城市
    • 地區
    • 郵遞區號
    • 國家
  • 社交消息

    • Messager
    • WhatsApp
    • 微信
    • LINE
10831083

 

  • 點擊建立。 新建立的外部聯絡人,將新增到你的外部通訊錄名單中。
389389

 

匯入聯絡人資料(批量新增聯絡人)

  • 導航到聯絡人管理>外部聯絡人,然後點擊位於螢幕頂部的匯入
10861086

 

  • 在彈出式視窗中,點撃下載CSV範例模版或XLSX檔案
17521752

 

  • 打開下載後的模板,移除作為例子的第一行紀錄。
  • 根據以下準則加入聯絡人:
    • 必須填寫姓氏。
    • 電話號碼應以+開頭,後跟國家碼、區號和電話號碼(例如:+85212345678)
    • Email Address 應具有效格式(例如 [email protected])。
    • Birthdate的格式應為MM/DD/YYYY(例如 12/14/1980)。
    • Language應為以下任何一種:英語、日語、簡體中文和繁體中文。
    • Country應為https://www.iban.com/country-codes中列出的國家。
    • Contact Type應為以下其中一項:商機、展望、客戶、展望和其他。Contact Type留空時,其預設類型為商機。
  • Level應為以下其中一項:主要、次要的和第三的
  • 儲存更新的CSV檔案。
  • 上載儲存的CSV檔案。返回匯入彈出式視窗,將儲存的CSV 檔案拖曳到視窗中。
  • 你亦可以點擊瀏覽,選擇上載模板的位置。上載的檔案會出現在頁面的名單上。
11211121

 

  • 彈出式視窗出現一項消息,顯示成功匯入記錄的數目,以及失敗記錄的數目。
10601060

 

處理失敗的記錄

例子
7 項記錄中,4 項記錄已成功上載,並新增到聯絡人名單。
3 項記錄失敗,錯誤詳情如下。 請下載錯誤記錄,修復它們,然後重新上載。

 

  • 在彈出式視窗,點擊下載,以下載檔案 error-log.csv
10241024

 

  • 點擊取消,關閉彈出式視窗。
  • 打開error-log.csv,在AA欄目查看當中的錯誤訊息。每項記錄有錯誤日誌,解釋如何錯誤。
707707

 

  • error-log.csv上,改正當中錯的資料。改正後,儲存所做的更改。
  • 返回匯入彈出式視窗,用拖曳形式從新上載更新的error-log.csv檔案。
  • 你亦可以點擊瀏覽,然後從文件夾中選擇上載的 CSV檔案。
  • 彈出式視窗出現一項消息,顯示成功匯入記錄的數目,以及失敗記錄的數目。

 

搜索聯絡人資料

  • 你可以在搜尋欄中輸入聯絡人姓名或電子郵件地址,來搜尋該聯絡人。
13571357

 

匯出聯絡人資料

要將外部聯絡人匯出到CSV檔案:

  • 導到聯絡人管理>外部通訊錄,然後點擊位於螢幕頂部的下載

名為導出聯絡人的檔案,下載到你預設下載的文件夾中。 此CSV檔案包含你新增和共享的外部聯絡人記錄。

12681268

 

查看聯絡人資料

  • 外部通訊錄頁面上,點擊外部聯絡人的姓名或點擊垂直省略號 ( ) 圖標並選擇查看聯絡人
997997

 

  • 外部聯絡人詳細資料有以下選項:
    • 個人資料
    • 活動
    • 分享
    • 變更記錄

 

外部聯絡人資料

個人資料選項,包括外部聯絡人在訪客問卷離線問卷上輸入的個人資料,或由員工輸入的個人資料。

  • 電話號碼
  • 個人資料
    • 從合併聯絡人中選擇的名字和其他名字(如果有)
    • 從合併聯絡人中選擇的姓氏和其他姓氏(如果有)
    • 其他資訊
  • 電子郵件地址
  • 社交訊息
    • Facebook Messager
    • WhatsApp
    • 微信
    • LINE

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你無法編輯已驗證的電話號碼和社交媒體ID。

10701070

 

編輯聯絡人資料

  • 外部聯絡人頁面上,點擊聯絡人姓名或點擊垂直省略號 () 圖標,並選擇查看的聯絡人。 聯絡人詳細信息將顯示4個類別。
  • 個人資料選項下,點擊編輯資訊,以啟用編輯模式。
10781078

 

  • 在聯絡人的個人資料中輸入你要加入或更新的資料。
  • 點擊儲存

 

活動

  • 活動選項包括:諮詢歷史記錄員工互動記錄訪客歷程3部份:
欄目描述
諮詢歷史記錄列出該聯絡人的所有諮詢,包括:已結束和處理中的諮詢。
員工互動記錄列出所有撥出到和發送予該外部聯絡人的通話和簡訊。
訪客歷程顯示外部聯絡人曾經前往的網頁。

 

27582758

 

  • 封閉式諮詢是一個藍色的網頁連結。 點擊它會打開諮詢聊天對話的歷史記錄。
27582758

 

分享聯絡人資料

  • 分享選項包括有關該外部聯絡人擁有者的資料。 它還顯示該外部聯絡人的建立日期。
27482748

 

變更記錄

  • 變更記錄包括有關對該外部聯絡人更新的詳細資料。 它會顯示最近5次的更新記錄。
27522752

 

合併聯絡人資料

如果同一人有重複的聯絡資料,你可以合併它們。

合併聯絡人:

  • 外部通訊錄頁面上,搜尋並點擊聯絡人姓名或點擊垂直省略號圖標,然後為要合併的聯絡人查看聯絡人。
  • 個人資料選項中,點擊合併到聯絡人按鈕。彈出式視窗顯示可以合併聯絡人的名單。
  • 搜索並選擇要合併的聯絡人。
  • 點擊下一步按鈕。它將顯示兩個聯絡人的資料。第一個選定的聯絡人是主聯絡人,其資料保持不變。第二個聯絡人的資料會合併到第一個聯絡人的資料上。
  • 這些聯絡人可能包含不同的詳細信息。你可以保留舊記錄,並複製新記錄或用新記錄替代它們。
  • 選擇要保留和替換的記錄。
  • 點擊合併聯絡人 按鈕以完成這些步驟。完成後,彈出提示框顯示合併聯絡人成功
  • 要保留和新的內容會儲存到聯絡人的個人資料裡。
640640

 

合併後該聯絡人的所有活動和查詢,可在同一頁查看。更多有關合併聯絡人和合併後聊天室的畫面的詳細資料,請參閱本指南的合併聯絡人部份。

 

分享聯絡人資料

作為聯絡人所有者/部門或員工管理員,你可以與其他員工分享聯絡人資料。

  • 外部通訊錄頁面上,點擊垂直省略號圖標並選擇分享聯絡人
997997

 

  • 在顯示分享聯絡人的彈出式視窗中,選擇你想與之共享外部聯絡人資料的員工。
  • 點擊分享。彈出式視窗出現一項消息,要求你確認操作。
  • 點擊確認
376376

 

轉移聯絡人資料所有權

  • 作為聯絡人所有者/部門或員工管理員,你可以將外部聯絡人所有權轉移給其他員工。
  • 聯絡人管理頁面上,點擊垂直省略號圖標並選擇所有權轉讓
997997

 

  • 在顯示員工名單的彈出式視窗中,選擇你要將外部聯絡人資料轉移到哪位員工。

  • 點擊轉移

490490

 

刪除聯絡人資料

作為所有者或員工管理員,你可以刪除外部聯絡人。

  • 外部聯絡人頁面上,點擊垂直省略號圖標,並選擇刪除聯絡人。 彈出式視窗出現一項消息,要求你確認操作。
997997
  • 點擊刪除
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